Giới thiệu phần mềm quản lý hợp đồng trên excel

Thông tư 10/2021/TT-BXD, khuyến khích ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xây dựng, mà việc quản lý hợp đồng cũng là một thành phần. nói chung, việc ứng dụng phần mềm đang dần dần thay thế cho việc quản lý thủ công.

Anh chị em thân mến !

Đầu năm mới 2022, Tuấn Anh giới thiệu 1 sản phẩm mới, là một công cụ nhỏ gọn hỗ trợ anh, chị em, doanh nghiệp, cơ quan đơn vị trong việc quản lý hợp đồng các loại. Phần mềm quản lý hợp đồng QH-2022. (Quản lý Hợp đồng. Năm phát hành: 2022)

Giao diện đăng nhập

Công cụ này sẽ giúp cho nhân viên lưu trữ, quản lý hồ sơ… trong việc tra cứu, quản lý hợp đồng (và cũng có thể cả các loại hồ sơ khác) chuyên nghiệp và nhanh hơn nhiều so với việc quản lý, tra cứu từ sổ sách hay lục tìm hồ sơ hay tim trên máy tính.

Rất phù hợp cho các doanh nhiệp có nhiều khách hàng, các chủ đầu tư có nhiều nhà thầu...

Vì đơn giản và dễ sử dụng nên giám đốc doanh nghiệp dù bận điều hành, quản lý vẫn có thể tự mình mở phần mềm trên máy tính và nhấn phím để xem nhanh thông tin tổng thể hoặc với 1 đối tác cụ thể nào đó.

Nó được tạo ra dựa trên đề nghị của một số anh em cách đây không lâu nên nó là một sản phẩm từ nhu cầu thực tế chứ không phải là một sản phẩm của trí tưởng tượng. Số lượng hợp đồng càng nhiều nó càng phát huy hiệu quả...

Một số đặc điểm của phần mềm: Đơn giản, dễ sử dụng, file cài đặt nhẹ, chỉ quản lý thông tin, không can thiệp vào dữ liệu người dùng. Thêm, sửa, xóa thông tín; Xuất/Nạp dữ liệu, xem thông tin, hoặc in bảng trích lọc thông tin hợp đồng.

* GIAO DIỆN:

Giao diện chương trình (phiên bản 01.2022)

* CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN:

(1): Lọc danh sách hợp đồng theo thời gian là năm (Year) được chọn hoặc tất cả.

(2): Lọc danh sách hợp đồng theo thời gian là tháng (của năm đã chọn)

(3): Thêm thông tin 1 hợp đồng mới

(4): Sửa thông tin 1 hợp đồng (đang chọn)

(5): Xóa thông tin 1 hợp đồng (đang chọn)

(6): In hoặc xem thông tin hợp đồng

(7): Đóng chương trình

(8): Nhập dữ liệu từ file excel đã xuất

(9): Xuất dữ liệu thành 1 file excel riêng (để trao đổi dữ liệu giữa các máy tính hoặc sao lưu trước khi cập nhật phien bản mới)

(10): Xắp sếp thứ tự hợp đồng theo thứ tự từ quá khứ đến hiện tại

(11): Xắp sếp thứ tự hợp đồng theo thứ tự từ hiện tại đến quá khứ

(12): Tất cả các thông tin cơ bản về hợp đồng

(13): Theo dõi thanh toán (th/gian, số tiền hợp đồng, số tiền các lần thanh toán và còn lại).

(14): Địa chỉ lưu file mềm trong máy (bằng cách click chuột để chỉ định lần đầu)

(15): Chỉ định địa chỉ lưu file (click lần đầu hoặc mở file (các lần sau), định dạng file là file Word (*.doc*) và file *.pdf.

* TÍNH NĂNG NÂNG CAO:

1. Lọc danh sách hợp đồng theo tên đối tác (khách hàng); và:

2. Lọc theo trạng thái hợp đồng (còn hiệu lực hay đã thanh lý).

Có 4 trạng thái lọc danh sách hợp đồng bằng cách click chuột vào các ô vuông nhỏ bên dưới phải của giao diện:

* TÓM LẠI, PHẦN MỀM HỖ TRỢ NHỮNG GÌ ?

- Tra cứu nhanh thông tin 1 hợp đồng mà không phải mở hồ sơ hoặc tìm trên máy tính;

- Mở nhanh file văn bản hợp đồng trong máy tính chỉ qua 1 cái click chuột mà không phải lục tìm trên máy tính, tính năng này rất lợi hại vì nhiều file hợp đồng lâu ngày không biết lưu ở đâu…

- Lọc hợp đồng theo thời gian; theo khách hàng, theo tình trạng hợp đồng đã thanh lý hay chưa.

- Xắp xếp thứ tự hợp đồng từ quá khứ đến hiện tại (Sort A-Z) hoặc ngược lại (Sort Z-A)

- Theo dõi thanh toán (th/gian, số tiền hợp đồng, số tiền các lần thanh toán và còn lại).

- Ngoài ra, với tính năng xuất nhập dữ liệu (Export/Import), việc trao đổi dữ liệu giữa 2 máy tính cũng rất thuận tiện:

Tính năng mới bổ sung theo ý kiến anh em: "Anh nên thêm phần xuất thông tin hợp đồng thanh file PDF, vì nhiều khi cần trao đổi thông tin, đối chiếu số liệu thanh toán với khách hàng", riêng tính năng này chỉ thực hiện trên Office 2010 trở lên:

Hình trên: Xuất thông tin hợp đồng thành file *.PDF

* Sơ đồ nhập liệu và tra cứu thông tin:

* VIDEO MINH HỌA:

Phần 1: Quản lý thông tin hợp đồng

Phần 2: Theo dõi thanh toán
Phần 3: Tính năng nâng cao rất hay: Lọc danh sách hợp đồng theo tên khách hàng hoặc tình trạng (đã thanh lý/chưa thanh lý) & Xuất thông tin hợp đồng thành file *.pdf:

Vẫn còn những tính năng mà video chưa thể hiện hết. Vui lòng tải về, cài đặt và dùng thử.

* LINK TẢI FILE CÀI ĐẶT: Setup quan ly hop dong (v01): TẠI ĐÂY

(Đã có Phiên bản v02-2022 ở cuối bài viết)

Rất nhẹ, chỉ khoảng 2MB, và sẽ mặc định cài đặt vào: D:\Quan ly hop dong, thay vì vào C:\Program Files... để khi có cài lại Windows thì phần mềm và dữ liệu không bị mất đi. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể chỉ định 1 đường dẫn khác nếu muốn.

Giao diện cài đặt chương trình

* LƯU Ý:

- Phần mềm chỉ hỗ trợ quản lý thông tin, quản lý thanh toán. Hoàn toàn không lưu hoặc tạo bản sao lưu các file hợp đồng trên máy tính hoặc đám mây. File hợp đồng là do người dùng quản lý.

- Ứng dụng chạy trên excel (mọi phiên bản Office), chỉ cần kích hoạt macro excel trước khi cài đặt (chỉ làm 1 lần đầu trước khi cài đặt), như video sau:

- Tình huống có thể gặp khi tải về:

* CÀI ĐẶT & HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG:

Anh chị em có thể tải về tự cài hoặc liên lạc qua Zalo mình sẽ cài từ xa qua phần mềm điều khiển máy tính AnyDesk được gửi qua Email, Zalo.

* BẢN MIÊN PHÍ VÀ CÓ PHÍ:

- Gần gống như phần mềm dự toán Phú Yên của cùng tác giả, phần mềm quản lý hợp đồng QH-2022 cũng có 2 phiên bản trên cùng 1 file cài đặt:

+ Bản miễn phí: Đầy đủ tất cả các tính năng như bản có phí, chỉ giới hạn số lượng 20 hợp đồng, những đơn vị có sô hợp đồng hàng năm <= 20 hoàn toàn có thể sử dụng trong phạm vi đó, cuối năm chỉ cần xuất dữ liệu thành tập tin riêng biệt để Reset bộ nhớ, và thực hiện cho năm tiếp theo từ hợp đồng số 01.

+ Bản có phí: Đầy đủ tất cả các tính năng, không giới hạn số lượng hợp đồng. 2.000.000vnd/máy. (+10% nếu có yêu cầu hóa đơn VAT).

Giảm 25% với các máy tiếp theo (nếu cài đặt > 1 máy).

Cài 1 lần dùng mãi.

Rất cảm ơn cac anh chị em, các đơn vị ủng hộ.

* LIÊN HỆ, GÓP Ý VÀ CHIA SẺ:

- Liên hệ: ĐT: 0973.428.280. Zalo: 0919.410.280.

- hoặc Mr. Toàn (chuyên viên cài đặt, tư vấn): ĐT, Zalo: 0838.477.158

- Góp ý: Gửi vào gửi vào email: tuananhpy05@gmail.com hoặc ĐT, Zalo ở trên.

- Chia sẻ: Không phải đơn vị nào cũng có nhu cầu sử dụng, nhưng nếu có thể, anh em hãy chia sẻ giúp bài viết này đến bạn bè, những người làm văn thư, kế toán… để họ có thể tham khảo.

Cảm ơn sự quan tâm, theo dõi, chia sẻ và đóng góp ý kiến của các anh em.

* MỘT SỐ Ý KIẾN VÀ THÔNG TIN CẬP NHẬT:

@ Gửi Tuan Anh: Nếu có dòng tạm ứng thì phải có dòng hiển thị thu hồi tạm ứng, lúc đó số tiền còn lại mới đúng được anh. Anh thử xem nhé!

Nếu vậy anh nghĩ sẽ phức tạp lắm,. vì nếu có tạm ứng thì đan xen vào mỗi lần thanh toán là 1 lần thu hồi. Anh nghĩ cứ mỗi lần xuất tiền ra hay thu tiền vào, dù là tạm ứng hay thanh toán), là 1 lần cập nhật vào phần mềm, xuất – nhập bao nhiêu nhập vào bấy nhiêu, chỉ khác là tạm ứng thay thanh toán thôi.

Rất là phức tạp, nên thôi, anh để cho mọi người cứ dùng, ai có nhu cầu, sẽ áp dụng cho đơn vị đó riêng. Vậy sẽ hiệu quả hơn anh nhé.

Thời gian thực hiện hợp đồng, nên để trường chọn "tháng", "ngày", "năm", hiện tại chỉ nhập được số, nhưng vậy cũng được rồi anh. Nếu vậy, phải nhắn mọi người biết, để đỡ nhầm.

Trân trọng gởi lời chào đến anh! Về cơ bản QH-2022 đã cơ bản đáp ứng các yêu cầu về quản lý hợp đồng đối với các đơn vị Tư nhân, nhưng đối với Nhà nước, mình cần hoàn thiện và hiệu chỉnh nhiều. Nhiều ở đây là theo nhu cầu của cá nhân Vân, bởi vì mình đã làm thực tế và nắm việc, mong muốn QH-2022 sẽ phù hợp với đơn vị mình và áp dụng mang lại hiệu quả ở phiên bản QH-2023

Trong 1-2 ngày ko thể làm ngay được mà khả năng là vài tháng đến 1 năm.

Bởi những gì Vân mong muốn nó chỉ đang ở trong suy nghĩ của mình, muốn làm thì phải viết ra, rồi sửa đi sửa lại, rồi bổ sung nâng cấp, rồi chuyển Nhóm lập trình, rồi sửa,… Mình mong muốn ko chỉ dừng ở thông tin hợp đồng mà có cả thông tin quá trình trước hợp đồng.

Do vừa chợt gặp được nhau thì tự nhiên trong đầu chợt nghĩ mình sẽ làm gì, cần các anh hỗ trợ gì trong thời gian tới, để xây dựng được 1 File Quản lý hợp đồng cá nhân mình thấy ưng ý và phù hợp với đơn vị của mình nhất.

Đôi lời trao đổi đến anh Tuấn Anh……

Dạ cám ơn anh, em cũng chỉ mới suy nghĩ, mới có ý tưởng và đang ghi chép lại nhưng nội dung mong muốn. Trước mắt, áp dụng phiên bản anh vừa hiệu chỉnh.

Phiên bản v02.2022, Update: 25-2-2022

Gửi các anh chị em quan tâm, trên tinh thần tiếp thu các ý kiến (bạn H.Vân, bạn Luân…), phần mềm quản lý hợp đồng QH-2022 (phiên bản v02.2022) đã có một số cải tiến như sau:

+ Trong phần theo dõi thanh toán: Các lần thanh toán (Lần 1; Lần 2…) có thể mở ngoặc ghi chú thành (tạm ứng) hay (đã / chưa xuất hóa đơn).

Video:

+ Gộp 2 nút nhấn IN + xuất PDF thành 1 nút nhấn có 3 chức năng (3 trong 1): (1) Xem+in; (2) Xuất file PDF, (3) Xuất file excel (để thuận tiện xem, thêm ghi chú…, trước khi in.

+ File thông tin sẽ thêm cột Ghi chú để thuận tiện xem, thêm ghi chú…, trước khi in.

Video:

Bản cải tiến này, anh chị em có thể tải file excel đính kèm tại đây về và dán đè lên file cũ đang có trong máy tính, tại địa chỉ: D:\Quan ly hop dong.

Hoặc cách khác là tải file Setup quan lý hop dong QH-2022 (v02), chạy cài đặt lại TẠI ĐÂY

Chú ý: Xuất dữ liệu để sao lưu – nếu đã có dữ liệu - trước khi cập nhật.

Các góp ý sẽ tiếp tục được ghi nhận và xem xét ở các phiên bản sau.